¿Dónde está ese archivo? Seguramente te ha pasado, seguido de minutos (o en algunos casos horas) de frustración buscando entre archivos y carpetas tratando de encontrar el documento que necesitas encontrar. Es por ello que, sin duda alguna, te vendría bien tener a la mano esta guía de mejores prácticas para organizar los archivos y carpetas comerciales de tu empresa.

Encontrar una aguja en un pajar, en eso puede convertirse encontrar algo específico cuando tienes que lidiar con archivos desorganizados (pajar al que tendrás que seguir volviendo día tras día). Es momento de dejar de perder horas de tu vida buscando información y crees de una vez por todas una estructura organizada de carpetas y archivos.

estructura organizada de carpetas y archivos

¿Por qué crear una estructura de carpeta?

Empecemos entendiendo que tu computadora funciona como una tienda a la que vas a comprar determinado producto, si la tienda tiene sus pasillos y secciones claramente organizadas será muy sencillo encontrar lo que deseas, de lo contrario, se vuelve un caos llegar a ello.

Igual que las secciones y los pasillos de una tienda, una estructura efectiva de carpetas y archivos te ayudará a mantener tus documentos organizados para que no pierdas tiempo al buscar, mejorando tu productividad y eficiencia y reduciendo tus niveles de ansiedad.

5 Mejores prácticas para organizar los archivos y carpetas comerciales:

La respuesta es depende, no existe una fórmula mágica para ello, ya que cada negocio es diferente y por lo tanto su estructura de trabajo también lo será. Lo que si es seguro es que las estructuras de carpetas más efectivas tienen en común su facilidad de uso, ya que debe permitir que todos los usuarios puedan encontrar intuitivamente los archivos que estén buscando. De lo contrario, el organizarlos se volverá una tarea ardua y nadie querrá hacerlo.

Es muy importante que recuerdes que esta estructura debe funcionar para todos en la organización y no solo para ti. Por lo mismo tu objetivo final debe ser crear una jerarquía lógica donde ubicar cada archivo. Para ello sigue estos consejos sobre las mejores prácticas para organizar los archivos y carpetas comerciales de tu empresa:

las mejores prácticas para organizar los archivos y carpetas comerciales de tu empresa

Almacenamiento compartido

Almacena los documentos en una ubicación compartida, no tu ordenador personal, olvídate de “mis documentos”. Normalmente tu personal de TI realiza copias de seguridad de servidores y de unidades de red, no de la computadora personal de cada uno. Si guardas esa propuesta crítica en tu disco duro y la ordenador falla, no tendrás suerte. Por otro lado, tus compañeros no podrán acceder a esos documentos en caso de necesitarlos.

No mezclar

No mezcles los archivos comerciales con los personales. Seguro que no necesitas que tus compañeros de trabajo vean las fotos de tus vacaciones o de tus mascotas.

Agrupar por categorías

Esta es una de las formas más efectivas de organizar tus archivos, el truco está en determinar exactamente qué categorías usar, por ejemplo:

  • Clientes: Crea carpetas separadas nombradas para cada cliente con subcategorías para todos los detalles del proyecto.
  • Departamentos: Organiza tus carpetas por departamentos o función comercial, como recursos humanos, finanzas, informática, marketing, etc.
  • Productos: Si tu empresa se enfoca en productos en lugar de clientes individuales, puedes organizar tus carpetas en función de los productos.
  • Fechas: Si tus actividades son recurrentes, por año o por mes, esto te permitirá identificar los archivos más recientes y la búsqueda de versiones anteriores.

Subcarpetas

Una vez organizados tus archivos en categorías, querrás reducir el tiempo de búsqueda aún más, allí es donde entran las subcarpetas. Estas ayudarán a crear grupos lógicos dentro de las categorías más grandes, por supuesto, tampoco debes exagerar.

Nomenclatura de archivos

Usa buenas convenciones de nomenclatura de archivos, evita nombres vagos como: notas, presentación. Estas son algunas de las mejores prácticas de Stanford:

  • Se conciso, no emplees nombres demasiado largos.
  • Evita caracteres especiales como (-¡%$@#…).
  • Usa numeración secuencial (01, 02, 03…) es mejor que 1, 2, 3… De cara a la ordenación alfabética.
  • Usa información descriptiva.

Consejo final

SIEMPRE has copias de seguridad remotas

Sin importar cómo organices tus archivos, siempre, SIEMPRE, haz copias de seguridad remotas. Si algo sucede con tus dispositivos (inundaciones, incendios, etc. podrás echar mano de esta copia para recuperarlos. Este es el número uno de nuestro top de mejores prácticas para organizar los archivos y carpetas comerciales.

Desde TRAZIBER queremos hacerte la vida más fácil, por eso ponemos a tu disposición el servicio para copias de seguridad. Para solicitarlo sólo ponte en contacto con nosotros aquí.

¿Tú cómo organizas tus carpetas y archivos?

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *