Cuando hablamos de un SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing), estamos hablando de un sistema informático de gestión empresarial que, probablemente lo conozcas mejor con el nombre de ERP (Enterprise Resource Planning) cuyos sus orígenes datan del año 1972.

El sistema SAP consta de una serie de módulos totalmente integrados, que cubren prácticamente todos los aspectos de la gestión empresarial.

El sistema SAP consta de una serie de módulos totalmente integrados

¿Por qué se requiere un SAP?

La pregunta básica para cualquier principiante es ¿por qué se requiere de un SAP? para responder a esta, examinemos este escenario de negocios típico.

Supongamos que un cliente se acerca al equipo de ventas y solicita un producto en particular. El equipo de ventas se comunica con el departamento de inventario para verificar la disponibilidad del producto. Para su sorpresa, el equipo de ventas descubrió que el producto está agotado.  Para evitar que esto suceda se necesita un SAP, que pueda avisar antes de agotarse el producto.

Antes de que veamos en detalle cómo puede ayudarte esta herramienta en tu proceso de negocios, entenderemos cómo los diferentes departamentos participan en todo el proceso, desde el pedido de la materia prima, pasando por la fabricación de productos, hasta llegar a la entrega final.

Te presentamos un ejemplo del proceso estándar seguido por cualquier unidad de negocio:

  1. El cliente se pone en contacto con los comerciales para verificar la disponibilidad del producto.
  2. los comerciales consultan al almacén para verificar la disponibilidad del producto.
  3. En caso de que el producto esté agotado, los comerciales se acercan al equipo de fabricación para fabricar el producto.
  4. El equipo de fabricación verifica con el almacén la disponibilidad de materia prima.
  5. Si la materia prima no está disponible en el almacén, el equipo de fabricación compra la materia prima a los proveedores.
  6. Una vez listo, el equipo de planta envía los productos a los comerciales.
  7. Los comerciales a su vez lo entrega al cliente.
  8. Los comerciales actualizan la financiación con los ingresos generados por la venta del producto. El equipo de fabricación actualiza la financiación con los pagos que se realizarán a diferentes proveedores de materias primas.
  9. Todos los departamentos hablan con el departamento de recursos humanos para cualquier problema relacionado con los recursos humanos.

proceso de negocio típico para cualquier empresa

Ese es un proceso de negocio típico para cualquier empresa de fabricación. Algunas inferencias clave que uno podría derivar del escenario serían.

  • Tiene muchos departamentos o unidades de negocio.
  • Estos departamentos o unidades de negocio se comunican e intercambian datos continuamente entre sí.
  • El éxito de cualquier organización radica en la comunicación efectiva y el intercambio de datos dentro de estos departamentos, así como de terceros asociados, tales como proveedores, subcontratistas y clientes.

Basado en la forma en que se gestiona la comunicación y el intercambio de datos. Los sistemas empresariales pueden clasificarse como:

  1. Sistema descentralizado
  2. Sistema centralizado o SAP
Sistema descentralizado

Una empresa con un sistema descentralizado de gestión de datos, suele tener dos problemas principales:

  • Los datos se mantienen localmente en los departamentos individuales.
  • Los departamentos no tienen acceso a información o datos de otros departamentos.

Para identificar los problemas que surgen debido al sistema de administración empresarial descentralizado, veamos nuevamente el mismo proceso de negocio. El cliente se acerca al comercial para obtener un producto, pero esta vez necesita el producto de manera urgente.

Dado que es un proceso descentralizado, el comercial no tiene acceso a la disponibilidad de productos en tiempo real. Así que se acercan al alancen para verificar la disponibilidad. Este proceso lleva tiempo y el cliente elige a otro proveedor, lo que conduce a la pérdida de ingresos y la insatisfacción del cliente.

Ahora, suponga que el producto está agotado y el comercial se acerca al equipo de fabricación para fabricar el producto para su uso futuro. El equipo de fabricación verifica la disponibilidad de las materias primas requeridas.

En un sistema descentralizado, la información de la materia prima se almacena por separado por el equipo de fabricación y almacén. Por lo tanto, el coste de mantenimiento de datos (en este caso Materia Prima) aumenta ya que el equipo de fabricación no actualiza al equipo de almacén llevándole información duplicada al departamento de finanzas sobre los materiales que han comprado. El departamento de finanzas no cumple con el plazo de pago establecido por el proveedor, lo que provoca que la empresa pierda su reputación e incluso invita a una posible acción legal.

sistema descentralizado

Algunos problemas importantes con el sistema descentralizado son:
  • La integración de los datos consume tiempo y dinero.
  • Inconsistencias y duplicación de datos.
  • La falta de información oportuna conduce a la insatisfacción del cliente, la pérdida de ingresos y la reputación
  • Alto costo de inventario, material y recursos humanos.
Sistema centralizado

En una empresa, con sistema centralizado de Información y gestión de datos.

1) Los datos se mantienen en una ubicación central y se comparten con varios departamentos

2) Los departamentos tienen acceso a información o datos de otros departamentos.

Veamos nuevamente el mismo proceso de negocios para comprender cómo un sistema empresarial centralizado ayuda a superar los problemas planteados por un sistema empresarial descentralizado.

En este caso, todos los departamentos actualizan un sistema de información central.

  • Cuando el Cliente se acerca al comercial para comprar un producto de manera urgente. El comercial tiene acceso a la información en tiempo real de los productos existentes en el inventario, que es actualizado por el almacén en el sistema centralizado.
  • El comercial responde a la solicitud del cliente a tiempo, lo que lleva a un aumento en los ingresos y la satisfacción del cliente.
  • En caso de que se requiera la fabricación, el comercial actualiza la base de datos centralizada, de modo que todo el departamento se mantenga informado sobre el estado del producto.
  • El equipo de fabricación se actualiza automáticamente por la base de datos centralizada. El Equipo de fabricación  verifica la disponibilidad de las materias primas requeridas a través de la Base de Datos Central, que es actualizada por el almacén.

SAP centralizado

Los beneficios clave del sistema centralizado son:
  • Elimina la duplicidad, discontinuidad y redundancia en los datos.
  • Proporciona información en todos los departamentos en tiempo real.
  • Un SAP proporciona control sobre varios procesos de negocios.
  • Aumenta la productividad, mejora la gestión de inventario, promueve la calidad, reduce el costo de material, la gestión eficaz de los recursos humanos, reduce los gastos generales y aumenta las ganancias
  • Mejor interacción con el cliente y mayor rendimiento. También mejora el servicio al cliente.
  • Por lo tanto, se requiere un sistema de gestión empresarial centralizado.

En definitiva un SAP puede hacer que tu negocio despegue, son tantos los beneficios que queremos brindarte la oportunidad de solicitar tu demo gratuita aquí. Si deseas que tu SAP o ERP tenga características particulares, puedes solicitarla aquí.

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