Muchos han escuchado hablar de auditorias para trazabilidad y rastreo, pero a la hora de saber qué cosas son las que se tienen en cuenta al momento de realizarlas puede que no lo vean tan claro. Por eso queremos explicarte algunos puntos clave a auditar en trazabilidad y rastreabilidad para que no te tomen desprevenido la próxima vez.  La norma es muy concisa en lo que pide, básicamente son dos cosas:

  1. Si tienes un producto, debes ser capaz de identificar todas las materias primas con las que se elaboró.
  2. Que puedas identificar hacía dónde dirigió ese producto.

Que puedas identificar hacía dónde dirigió ese producto

En primer lugar debemos aclarar que hay empresas que elaboran productos para el consumo masivo, en las cuales es muy complejo saber a quién le has vendido tus productos, ya que  distribuyen a un gran número de establecimientos. Por otro lado, este requerimiento puede ser un poco más fácil cuando se trata de una empresa que acostumbra solamente a vender a través de una orden de compra (les llega un pedido de cierta cantidad de productos y se lo venden a un solo cliente). En este caso el proceso es mucho más sencillo ya que resulta más fácil saber dónde y qué buscar cuando tienes una queja, una reclamación o un problema de inocuidad, puedes detectar dónde está el producto porque sabes a quién y cuándo se lo has vendido.

Por lo mismo es importante comenzar conociendo en qué fase estás, si tienes un producto que distribuyes a muchos clientes para un consumo directo o si te dedicas a vender al por mayor, el requerimiento es el mismo, tú debes saber hacia donde se fue, solo que en el segundo caso resulta un poco más complicado de seguir.

Cuando queremos identificar a partir de qué materias primas se elaboró un producto podemos hablar de trazabilidad. Cuando lo que queremos es saber hacia dónde se fue ese producto, estamos hablando de rastreabilidad. Son dos términos que se parecen, pero no son iguales, aunque bien es cierto que algunos le dan el nombre a la rastreabilidad de trazabilidad hacia adelante.

En la trazabilidad, partes de un producto y quieres saber qué elementos se emplearon para terminarlo, como el lote de agua, de harina, de especias, etc. hasta llegar a ser el producto que tienes en tus manos. Por su parte, la rastreabilidad o trazabilidad hacia adelante busca que puedas saber a quién le has vendido ese producto en cualquier momento.

Visto de manera general, esos son los dos requerimientos que la norma nos obliga a cumplir, sin embargo, existen muchas cuestiones implícitas en el requerimiento y que si no le ponemos atención devienen en no conformidades.

Puntos clave a auditar en trazabilidad

Ahora que hemos aclarado que la trazabilidad y la rastreabilidad no son lo mismo, comenzaremos hablando de los puntos clave a auditar en trazabilidad:

trazabilidad y la rastreabilidad

Identificar

Cuando hablamos de trazabilidad hacia atrás queremos saber de dónde está viniendo ese producto, por lo mismo, una de las cosas con las que hay que tener cuidado es con la identificación de materias primas.

Es muy común que estés elaborando el producto y te sobren algunos elementos de la materia prima, y todas esas cosas que te van sobrando no las identifiques nuevamente, por lo mismo se pierden los lotes y cuando vuelven al almacén ya no se sabe de qué lote eran ni a qué producto fue.

Siempre que estés en un área de producción, debes identificar muy bien tus materias primas, los productos de esas materias primas que te han sobrado y que son susceptibles a regresar a los almacenes, cuando llegue a almacén debes tener la documentación donde se indique cuándo salió el producto, cuando regresó, etc.

Reproceso

El reproceso es lo que ocurre cuando algo que tiene las mismas características de tu producto terminado y por alguna circunstancia ya no es apto para el producto que tenías la intención de fabricar y sin embargo lo puedes utilizar como otra materia prima, lo puedes agregar como subproceso, o lo puedes mandar para otro proceso completamente diferente.

Este es uno de los puntos que más resaltan en las auditorias, porque no se suele identificar correctamente. No se identifican los sobrantes, se acumulan y no tienen registros de qué o a cuál producto fue o cuándo se realizó el reproceso, por lo que se está incumpliendo con el requerimiento de la norma de saber de qué materias primas estaba siendo elaborado tu producto.

Se debe tener un mecanismo adecuado para identificar materias primas que han intervenido para llevar a cavo el reproceso. Consejo: No es recomendable usar un papel que pueda borrarse o que se pueda desprender fácilmente del producto dejándolo sin identificación. Siempre hay que tener identificadas las materias primas, los productos sin terminar, los productos terminados y los reprocesos.

Buen control de registros

También debes tener un control eficaz de los registros. Cuando se elabora un producto, este pasa por varios procesos y cada proceso tiene su propio registro. Todos los registros deben tener cierta secuencia lógica.

Es indispensable asegurarse de que los registros cumplan con las buenas prácticas documentales, deben ser legibles, sin tachaduras, si son completados manualmente debe ser con bolígrafo y no con lápiz (para que no pueda ser borrado), si hay correcciones debe quedar claro con qué formato se hacen las correcciones y quienes están autorizados para hacerlas.

En resumen, éstos deben ser claros, para que al ser visto por el auditor sean comprensibles los números de lotes, fechas de producción, fechas de elaboración, fecha de congelamiento, quién o quienes estuvieron involucrados en el proceso, etc. La información que contiene el registro es muy valiosa y por lo mismo debe ser bien resguardada.

Puntos clave a auditar en trazabilidad

Puntos clave a auditar en rastreabilidad

Hay empresas que trabajan bajo un orden de compra, es decir, si alguien quiere comprarles una determinada cantidad de su producto, genera una orden de compra por la cantidad de productos que quiere. Es muy distinto cuando la empresa tiene muchos distribuidores y que además de esos puntos de venta también le vende a empresas más pequeñas del sector. Para que no haya problemas al momento de ser auditado en cuanto a rastreabilidad, toma en cuenta los siguientes puntos:

Buenas prácticas de almacenamiento

Por ejemplo, un control adecuado de las primeras entradas / primeras salidas, aunque es algo que no dice la norma explícitamente también está incluído en ella (entre líneas), debes asegurarte de que lo primero que produces sea lo primero que despaches, en ese orden se facilita la rastreabilidad.

Documentación

Los documentos tienen vital importancia para saber la rastreabilidad, ya sea que tengas sistemas tradicionales o un software especializado, asegúrate de que tu excel, tus contraseñas o tu hoja física tenga un respaldo adecuado, en un lugar seguro para que nadie pueda modificaros sin autorización, que los formatos tengan algún tipo de folio (por ejemplo, órdenes de envío, facturas, todo lo que te indica que tu producto terminado y despachado puede ser rastreado).

Etiquetado

Todos los productos deben estar etiquetados con su lote, para que en caso de haber un problema de inocuidad el consumidor sea capaz de llamar al responsable del producto y referirse exactamente al lote que ha causado el problema y así investigar y determinar las causas. Las etiquetas deben ser legibles, utilizar tinta indeleble y no deben ser fácil de remover durante la vida útil del producto,

Tecnología de la información

Si eres de los que opta por incluir en tus procesos las TICs (tecnología de la información), es decir usas un ERP o software más avanzado debes tener mucho cuidado con su mantenimiento, que se actualice cada vez que el proveedor lo recomiende, etc.

Puntos clave a auditar en rastreabilidad

Aunque parece una tarea extenuante, cumplir con estos puntos clave a auditar en trazabilidad y rastreabilidad puede evitarte muchos momentos desagradables y protegerá la imagen de tu empresa de cara a tus consumidores.

Como en TRAZIBER queremos ayudarte, ponemos a tu disposición un software hecho a medida para que puedas llevar el control de estos puntos claves a auditar de manera totalmente automatizada, con informes en tiempo real y desde cualquier dispositivo. Con nuestro nuevo servicio TRACER Cloud podrás generar  estos registros para que tus clientes los vean en tiempo real y en donde quiera que estén.

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