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TRAZABILIDAD

Puntos clave a auditar en trazabilidad y rastreabilidad

Seguro que has oído hablar de auditorías sobre trazabilidad, pero a la hora de saber qué cosas hay que tener en cuenta a la hora de realizarlas puede que no lo vean tan claro. Por eso queremos explicarte algunos puntos clave a auditar en trazabilidad y rastreabilidad para que tengas en cuenta la próxima vez.  La norma es muy concisa en lo que pide, básicamente son dos cosas:

  1. Si tienes un producto, debes ser capaz de identificar todas las materias primas con las que se elaboró.
  2. Que puedas identificar todo el camino que ha recorrido ese producto.

Que puedas identificar hacía dónde dirigió ese producto

¿Qué debemos tener en cuenta sobre nuestra empresa?

En primer lugar debemos aclarar que hay empresas que elaboran productos para el consumo masivo, en las cuales es muy complejo saber a quién le has vendido tus productos, ya que distribuyen a un gran número de establecimientos.

Por otro lado, este requerimiento puede ser un poco más fácil cuando se trata de una empresa que acostumbra solamente a vender a través de una orden de compra (les llega un pedido de cierta cantidad de productos y se lo venden a un solo cliente). En este caso el proceso es mucho más sencillo, ya que resulta más fácil saber dónde y qué buscar cuando tienes una queja, una reclamación o cualquier otro problema.

Por ello, es importante comenzar conociendo en qué fase estás, si tienes un producto que distribuyes a muchos clientes para un consumo directo o si te dedicas a vender al por mayor.

Trazabilidad vs rastreabilidad

Cuando queremos identificar a partir de qué materias primas se elaboró un producto podemos hablar de trazabilidad. Cuando lo que queremos es saber hacia dónde se fue ese producto, estamos hablando de rastreabilidad.

En la trazabilidad, partes de un producto y quieres saber qué elementos se emplearon para terminarlo, como el lote de carne, de harina, de especias, etc. hasta llegar a ser el producto que tienes en tus manos. Por su parte, la rastreabilidad o trazabilidad hacia adelante busca que puedas saber a quién le has vendido ese producto en cualquier momento.

Visto de manera general, esos son los dos requerimientos que la norma nos obliga a cumplir. Sin embargo, existen muchas cuestiones implícitas que debemos tener en cuenta si no queremos que nos pongan una no conformidad.

Puntos clave a auditar en trazabilidad

trazabilidad y la rastreabilidad

Identificar

Cuando hablamos de trazabilidad hacia atrás queremos saber de dónde está viniendo ese producto. Por lo mismo, una de las cosas con las que hay que tener cuidado es con la identificación de materias primas.

Siempre que estés en un área de producción, debes identificar muy bien tus materias primas. Los productos de esas materias primas que te han sobrado y que son susceptibles a regresar a los almacenes, deben tener la documentación donde se indique cuándo salió el producto, cuando regresó, etc.

Reproceso

El reproceso es lo que ocurre cuando algo que tiene las mismas características de tu producto terminado, y por alguna circunstancia ya no es apto para lo que estabas fabricando. Sin embargo, lo puedes utilizar como otra materia prima, lo puedes agregar como subproceso, o lo puedes mandar para otro proceso completamente diferente.

Este es uno de los puntos que más resaltan en las auditorias, porque no se suele identificar correctamente. No se identifican los sobrantes,  y no tienen registros de qué o a cuál producto fue o cuándo se realizó el reproceso. Con ello se está incumpliendo con el cumplimiento de la norma de saber de qué materias primas estaba siendo elaborado tu producto.

Se debe tener un mecanismo adecuado para identificar materias primas que han intervenido para llevar a cabo el reproceso. Siempre hay que tener identificadas las materias primas, los productos sin terminar, los productos terminados y los reprocesos. TRACER, es un software, adaptado a las empresas cárnicas, que te permite llevar toda la trazabilidad al día.

Buen control de registros

También debes tener un control eficaz de los registros. Cuando se elabora un producto, este pasa por varios procesos. Todos los registros deben tener cierta secuencia lógica.

Es indispensable asegurarse de que los registros cumplan con las buenas prácticas documentales, deben ser legibles, sin tachaduras. Si son completados manualmente debe ser con bolígrafo y no con lápiz (para que no pueda ser borrado). En caso de haber  correcciones, debe quedar claro con qué formato se hacen las correcciones y quienes están autorizados para hacerlas.

En resumen, éstos deben ser claros, para que al ser visto por el auditor sean comprensibles los números de lotes, fechas de producción, fechas de elaboración, fecha de congelamiento, quien o quienes estuvieron involucrados en el proceso, etc.

Puntos clave a auditar en trazabilidad

Puntos clave a auditar en rastreabilidad

Buenas prácticas de almacenamiento

Por ejemplo, un control adecuado de las primeras entradas / primeras salidas. Aunque es algo que no dice la norma explícitamente, también está incluido en ella (entre líneas). Debes asegurarte de que lo primero que produces sea lo primero que expidas, en ese orden se facilita la rastreabilidad.

Documentación

Los documentos tienen vital importancia para saber la rastreabilidad, ya sea que tengas sistemas tradicionales o un software especializado, como TRACER.

Etiquetado

Todos los productos deben estar etiquetados con su lote, para que, en caso de haber un problema, el consumidor sea capaz de llamar al responsable del producto y referirse exactamente al lote que ha causado el problema. Las etiquetas deben ser legibles, utilizar tinta indeleble y no deben ser fácil de remover durante la vida útil del producto.

Tecnología de la información

Si eres de los que opta por incluir en tus procesos las TICs (tecnología de la información), es decir usas un ERP o software más avanzado, debes tener mucho cuidado con su mantenimiento, que se actualice cada vez que el proveedor lo recomiende, etc.

Puntos clave a auditar en rastreabilidad

Como en TRAZIBER queremos ayudarte, ponemos a tu disposición un software hecho a medida para que puedas llevar el control de estos puntos claves a auditar de manera totalmente automatizada, con informes en tiempo real y desde cualquier dispositivo. Con nuestro nuevo servicio TRACER Cloud podrás generar  estos registros para que tus clientes los vean en tiempo real y en donde quiera que estén.

Con la ayuda de TRACER el proceso de Trazabilidad y rastreabilidad será mucho más sencillo, ahorrándote tiempo, esfuerzo y dinero. Solicita tu demo TRACER completamente gratuito ahora y controla todo lo que pasa en tu empresa.

2 respuestas a «Puntos clave a auditar en trazabilidad y rastreabilidad»

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