Puntos clave a auditar en trazabilidad y rastreabilidad

Puntos clave a auditar en trazabilidad y rastreabilidad

Muchos han escuchado hablar de auditorias para trazabilidad y rastreo, pero a la hora de saber qué cosas son las que se tienen en cuenta al momento de realizarlas puede que no lo vean tan claro. Por eso queremos explicarte algunos puntos clave a auditar en trazabilidad y rastreabilidad para que no te tomen desprevenido la próxima vez.  La norma es muy concisa en lo que pide, básicamente son dos cosas:

  1. Si tienes un producto, debes ser capaz de identificar todas las materias primas con las que se elaboró.
  2. Que puedas identificar hacía dónde dirigió ese producto.

Que puedas identificar hacía dónde dirigió ese producto

En primer lugar debemos aclarar que hay empresas que elaboran productos para el consumo masivo, en las cuales es muy complejo saber a quién le has vendido tus productos, ya que  distribuyen a un gran número de establecimientos. Por otro lado, este requerimiento puede ser un poco más fácil cuando se trata de una empresa que acostumbra solamente a vender a través de una orden de compra (les llega un pedido de cierta cantidad de productos y se lo venden a un solo cliente). En este caso el proceso es mucho más sencillo ya que resulta más fácil saber dónde y qué buscar cuando tienes una queja, una reclamación o un problema de inocuidad, puedes detectar dónde está el producto porque sabes a quién y cuándo se lo has vendido.

Por lo mismo es importante comenzar conociendo en qué fase estás, si tienes un producto que distribuyes a muchos clientes para un consumo directo o si te dedicas a vender al por mayor, el requerimiento es el mismo, tú debes saber hacia donde se fue, solo que en el segundo caso resulta un poco más complicado de seguir.

Cuando queremos identificar a partir de qué materias primas se elaboró un producto podemos hablar de trazabilidad. Cuando lo que queremos es saber hacia dónde se fue ese producto, estamos hablando de rastreabilidad. Son dos términos que se parecen, pero no son iguales, aunque bien es cierto que algunos le dan el nombre a la rastreabilidad de trazabilidad hacia adelante.

En la trazabilidad, partes de un producto y quieres saber qué elementos se emplearon para terminarlo, como el lote de agua, de harina, de especias, etc. hasta llegar a ser el producto que tienes en tus manos. Por su parte, la rastreabilidad o trazabilidad hacia adelante busca que puedas saber a quién le has vendido ese producto en cualquier momento.

Visto de manera general, esos son los dos requerimientos que la norma nos obliga a cumplir, sin embargo, existen muchas cuestiones implícitas en el requerimiento y que si no le ponemos atención devienen en no conformidades.

Puntos clave a auditar en trazabilidad

Ahora que hemos aclarado que la trazabilidad y la rastreabilidad no son lo mismo, comenzaremos hablando de los puntos clave a auditar en trazabilidad:

trazabilidad y la rastreabilidad

Identificar

Cuando hablamos de trazabilidad hacia atrás queremos saber de dónde está viniendo ese producto, por lo mismo, una de las cosas con las que hay que tener cuidado es con la identificación de materias primas.

Es muy común que estés elaborando el producto y te sobren algunos elementos de la materia prima, y todas esas cosas que te van sobrando no las identifiques nuevamente, por lo mismo se pierden los lotes y cuando vuelven al almacén ya no se sabe de qué lote eran ni a qué producto fue.

Siempre que estés en un área de producción, debes identificar muy bien tus materias primas, los productos de esas materias primas que te han sobrado y que son susceptibles a regresar a los almacenes, cuando llegue a almacén debes tener la documentación donde se indique cuándo salió el producto, cuando regresó, etc.

Reproceso

El reproceso es lo que ocurre cuando algo que tiene las mismas características de tu producto terminado y por alguna circunstancia ya no es apto para el producto que tenías la intención de fabricar y sin embargo lo puedes utilizar como otra materia prima, lo puedes agregar como subproceso, o lo puedes mandar para otro proceso completamente diferente.

Este es uno de los puntos que más resaltan en las auditorias, porque no se suele identificar correctamente. No se identifican los sobrantes, se acumulan y no tienen registros de qué o a cuál producto fue o cuándo se realizó el reproceso, por lo que se está incumpliendo con el requerimiento de la norma de saber de qué materias primas estaba siendo elaborado tu producto.

Se debe tener un mecanismo adecuado para identificar materias primas que han intervenido para llevar a cavo el reproceso. Consejo: No es recomendable usar un papel que pueda borrarse o que se pueda desprender fácilmente del producto dejándolo sin identificación. Siempre hay que tener identificadas las materias primas, los productos sin terminar, los productos terminados y los reprocesos.

Buen control de registros

También debes tener un control eficaz de los registros. Cuando se elabora un producto, este pasa por varios procesos y cada proceso tiene su propio registro. Todos los registros deben tener cierta secuencia lógica.

Es indispensable asegurarse de que los registros cumplan con las buenas prácticas documentales, deben ser legibles, sin tachaduras, si son completados manualmente debe ser con bolígrafo y no con lápiz (para que no pueda ser borrado), si hay correcciones debe quedar claro con qué formato se hacen las correcciones y quienes están autorizados para hacerlas.

En resumen, éstos deben ser claros, para que al ser visto por el auditor sean comprensibles los números de lotes, fechas de producción, fechas de elaboración, fecha de congelamiento, quién o quienes estuvieron involucrados en el proceso, etc. La información que contiene el registro es muy valiosa y por lo mismo debe ser bien resguardada.

Puntos clave a auditar en trazabilidad

Puntos clave a auditar en rastreabilidad

Hay empresas que trabajan bajo un orden de compra, es decir, si alguien quiere comprarles una determinada cantidad de su producto, genera una orden de compra por la cantidad de productos que quiere. Es muy distinto cuando la empresa tiene muchos distribuidores y que además de esos puntos de venta también le vende a empresas más pequeñas del sector. Para que no haya problemas al momento de ser auditado en cuanto a rastreabilidad, toma en cuenta los siguientes puntos:

Buenas prácticas de almacenamiento

Por ejemplo, un control adecuado de las primeras entradas / primeras salidas, aunque es algo que no dice la norma explícitamente también está incluído en ella (entre líneas), debes asegurarte de que lo primero que produces sea lo primero que despaches, en ese orden se facilita la rastreabilidad.

Documentación

Los documentos tienen vital importancia para saber la rastreabilidad, ya sea que tengas sistemas tradicionales o un software especializado, asegúrate de que tu excel, tus contraseñas o tu hoja física tenga un respaldo adecuado, en un lugar seguro para que nadie pueda modificaros sin autorización, que los formatos tengan algún tipo de folio (por ejemplo, órdenes de envío, facturas, todo lo que te indica que tu producto terminado y despachado puede ser rastreado).

Etiquetado

Todos los productos deben estar etiquetados con su lote, para que en caso de haber un problema de inocuidad el consumidor sea capaz de llamar al responsable del producto y referirse exactamente al lote que ha causado el problema y así investigar y determinar las causas. Las etiquetas deben ser legibles, utilizar tinta indeleble y no deben ser fácil de remover durante la vida útil del producto,

Tecnología de la información

Si eres de los que opta por incluir en tus procesos las TICs (tecnología de la información), es decir usas un ERP o software más avanzado debes tener mucho cuidado con su mantenimiento, que se actualice cada vez que el proveedor lo recomiende, etc.

Puntos clave a auditar en rastreabilidad

Aunque parece una tarea extenuante, cumplir con estos puntos clave a auditar en trazabilidad y rastreabilidad puede evitarte muchos momentos desagradables y protegerá la imagen de tu empresa de cara a tus consumidores.

Como en TRAZIBER queremos ayudarte, ponemos a tu disposición un software hecho a medida para que puedas llevar el control de estos puntos claves a auditar de manera totalmente automatizada, con informes en tiempo real y desde cualquier dispositivo. Con nuestro nuevo servicio TRACER Cloud podrás generar  estos registros para que tus clientes los vean en tiempo real y en donde quiera que estén.

Con la ayuda de TRACER el proceso de Trazabilidad y rastreabilidad será mucho más sencillo, ahorrándote tiempo, esfuerzo y dinero. Solicita tu demo TRACER completamente gratuito ahora y controla todo lo que pasa en tu empresa.

Tu sistema de trazabilidad esta siendo efectivo

¿Tu sistema de trazabilidad esta siendo efectivo?

La trazabilidad hace referencia a la capacidad que tienes para identificar y seguir materias primas, componentes y productos a través de todas las etapas de recepción, producción, procesamiento y distribución. Debes de ser capaz responder y justificar en todo momento preguntas desde a quién se le ha comprado la materia prima hasta qué clientes han recibido el producto terminado y todo lo que pasa en el intermedio, para ello debes contar con un buen sistema de trazabilidad.

Tu reto es verificar que el sistema de trazabilidad cumpla todos los requerimientos para que no solo pueda responder a esas preguntas, sino que también pueda demostrarlo en cualquier momento en caso de ser necesario.

trazabilidad duda

¿Cómo lograrlo?

Conseguir un sistema de rastreabilidad que cumpla todos los requerimientos puede llegar a ser una tarea bastante extenuante si no se sabe por dónde comenzar, para ello necesitas verificar si ya cumples con los requerimientos mínimos o si, por el contrario, debes iniciar de cero.

  1. Consulta tu cronograma de verificación y ve si realmente tienes documentada la actividad de trazabilidad.
  2. Verifica cuándo fue la última vez que completaste una actividad de trazabilidad.
  3. Si has completado el cronograma de verificación en los últimos 3 meses, excelente, si no, este es el momento de comenzar a hacerlo.

Sistema de trazabilidad efectivo

El sistema de trazabilidad utilizado por tu empresa debería permitirte cumplir con los requisitos legales para rastrear tanto los productos terminados como los ingredientes y materias primas. Para ello debes tener en cuenta los requisitos del país de fabricación y del país al cual está destinada la venta del producto. Dicho sistema de rastreabilidad también debe ser capaz de identificar y rastrear lotes individuales o grandes cantidades en cada paso del proceso.

Para ello su sistema necesita:

  • Ser efectivo en todas las etapas de producción, procesamiento y distribución, asegurándose de que todos los códigos de lotes se registren de manera sistemática en todos los productos, contenedores y papeleo de producción.
  • Incluir las materias primas, intermedias y productos finales, incluidos los aditivos, los auxiliares de procesamiento y el embalaje.

Documentar la trazabilidad

Documentar la trazabilidad

Toda la documentación y los registros que generes como parte de tu actividad de trazabilidad deben documentar claramente el vínculo entre la materia prima y el producto final. Por ejemplo, debe haber una documentación clara que muestre los lotes individuales de las materias primas utilizadas en la producción de los lotes específicos del producto final.

Por tanto, debe haber un registro del código de lote para cada material utilizado en cada mezcla. A la mezcla le debes dar su propio código de lote, que debe acompañarlo durante el proceso de fabricación.

Los detalles de la rastreabilidad deben conservarse en un formato que permita un acceso fácil y oportuno a la información. En general, toda la información y la documentación de la rastreabilidad de los alimentos debe estar disponible y recuperarse dentro de un período de cuatro horas.

En caso de falla de trazabilidad de alimentos

Puede haber muchas consecuencias negativas para un negocio cuando no son capaces de realizar de manera adecuada y efectiva la trazabilidad de su producto. El más común es un retiro prolongado de alimentos con publicación continua y un foco negativo en su negocio. Además, cada retraso que tenga en obtener la información correcta sobre la trazabilidad de los alimentos, puede dejar un producto en el mercado con el potencial de dañar a más personas.

La pregunta que debes hacerte es ¿estás dispuesto a correr todos esos riesgos por no contar con un sistema de trazabilidad que te permita tener toda la información disponible? Nuestro software tracer puede hacerte la vida más fácil, solo tienes que contactarnos y solicitar tu demo gratuita para obtener un software hecho a la medida y capaz de ajustarse a tus necesidades. Para más información haz clic aquí.

trazabilidad en tiempos de crisis

Trazabilidad en tiempos de crisis: tu aliada ideal

Si hablamos de las cosas que pueden salir mal en una empresa, no nos daría un artículo de 1000 páginas para contarlas. En esos casos, cuando las cosas van mal, es necesario tener siempre un justificante que nos ayude a identificar los errores y cómo hacer para corregirlos, allí es donde entra la trazabilidad en el juego. Contar con un buen sistema de trazabilidad en tiempos de crisis nos puede ahorrar un par de dolores de cabeza y bastante dinero.

La trazabilidad juega un papel protagonista cuando se trata de la salud pública, la panificación de un correcto proceso de trazabilidad puede ayudarte en gran medida en cuanto a respuesta, recuperación y prevención ante una crisis:

  • Respuesta: En caso de que algo salga mal, la trazabilidad mejora la agilidad de la respuesta de todos los interesados.
  • Recuperación: Durante la fase de recuperación, la rastreabilidad permite a la industria y a los reguladores mantener o reconstruir la confianza de los consumidores en la seguridad y flexibilidad del sistema.
  • Prevención: La rastreabilidad permite conocer cual es el origen del problema a través del análisis de la causa raíz, ayudando a evitar problemas futuros.

Fragmentos de vidrio, productos contaminados por empleados distraídos o mal entrenados, alérgenos no etiquetados, tintas no comestibles y la lista sigue, pero el resultado siempre será el mismo: Una alta presión reguladora sobre el operador de los productos y su negocio. Como consecuencia este termina enfrentándose a varias contrapartes al mismo tiempo: a clientes, autoridades de control, medios de comunicación, consumidores, etc. Por lo mismo, la continuidad del negocio puede verse comprometida por una acción reguladora importante y grave por parte de la autoridad pública, como decomiso, retiradas y destrucción de productos, multas civiles e incluso cargos penales.

Tomando en consideración los desarrollos recientes de la política alimentaria europea y el historial de casos críticos te explicaremos como la integración de un plan de trazabilidad en tiempos de crisis a tu proceso productivo puede mejorar la eficacia de tu plan de gestión de crisis.

plan de gestión de crisis.

Miedos al no contar con un sistema de trazabilidad en tiempos de crisis

Existen muchos temores de no contar con un sistema de trazabilidad en tiempos de crisis, quizá algunos ya los conozcas y otros ni se te hayan pasado por la mente, pero te daremos una lista de los principales:

  • Mayor número de retiradas.
  • Mayor número de productos provenientes de países con estándares de salud y seguridad bajos.
  • Aumento de enfermedades transmitidas por productos contaminados
  • Un aumento de contaminación o deterioro debido a cadenas de suministro largas y complejas.
  • Incremento de la desconfianza en el suministro de alimentos y el consumidor.
  • Mayor demanda de pruebas en las reclamaciones de productos.
  • Pérdida económica por impacto negativo de retiradas.

Trazabilidad y retirada de productos

Las principales obligaciones de seguridad según la legislación alimentaria de la Unión Europea incluyen no solo la rastreabilidad sino también la capacidad de retirar obligatoriamente del mercado tan pronto se confirme que los productos comercializados son inseguros.

La verdadera racionalidad de la rastreabilidad es permitir y facilitar la retirada oportuna del mercado del producto sospechoso. En síntesis, esta permite a las autoridades competentes obtener, en muy poco tiempo, información sobre el producto afectado y su causa.

Pérdida económica por impacto negativo de retiradas

¿Por qué es importante la rastreabilidad en el control de crisis?

La respuesta a esta pregunta dependerá directamente de con quién hables, ya que:

  • Para la seguridad pública se trata de reducir la incidencia de fraudes en los productos, así como su adulteración involuntaria o intencional y minimizar el riesgo a emergencias ambientales y de propagación de enfermedades.
  • Para los consumidores consiste en facilitar el acceso a mercados especiales para mejorar o fortalecer la confianza en la marca.
  • Para la empresa se trata de la gestión de riesgos y la mitigación del impacto de las retiradas además de disminuir los costes de responsabilidad civil.
  • En cuanto a las cadenas de suministros se trata de mejorar el flujo de caja y reducir el desperdicio.

Imaginemos este caso: se ha detectado que un lote de piezas contaminadas en la tienda X, a esa empresa X le surte sus productos las empresas A, B y C. Al momento de realizar una inspección, gracias a su proceso de rastreabilidad, la empresa A ha demostrado que sus lotes están completamente sanos, pero en el caso de las empresas B y C por no tener un proceso de trazabilidad adecuado han tenido ambas que retirar sus lotes del mercado (no solo las que vendió a la tienda, también todas las que pudieron tener un contacto con los productos contaminados) debido a qué no pueden saber cuales están contaminados y cuales no.

Imagina la cantidad de dinero, tiempo y confianza del cliente que ha ahorrado la empresas A por tener un sistema que le permite obtener información en tiempo real de sus productos. Incluso, teniendo algún lote contaminado, la empresa puede continuar con sus labores ya que sabría exactamente cuales son los productos contaminados, a quién se le vendió, que elementos lo componen y cuales de esos son los que están dando problemas.

Una vez aclarada la importancia de tener un sistema de rastreabilidad, el siguiente paso para iniciarte o mejorar en ello es muy simple, necesitas contar con un software que permita mantener el control de la trazabilidad de tu producto. En TRAZIBER ponemos a tu disposición nuestro software TRACER, que te ayudará en este proceso. Si no sabes como iniciar contacta con nosotros y solicita el demo de TRACER completamente gratuita o recibe la asesoría que necesitas para saber como aplicar la trazabilidad en tiempos de crisis.